ついに...新年のまとまったお休み終わってしまいました...
これからの時期によく開催されるのが新春講演会や賀詞交換会といった企業主催の式典イベント。
取引先向けの懇親企画として、私の会社にも良く講演会の招待状が届きます。
内容としては年始の企画のため明るい話題、前向きで元気になれるような話が好まれるのですが、
やはり今年は総選挙後とあって、経済系の講演テーマが多いように思います

取引先との関係強化を図るため、式典に講演会講師を招くのは今や定番中の定番です。
そこで今回は少し趣向を変えて、
「もしも講演会運営の担当者になってしまったら・・・ をテーマにお送りいたします。

かくいう私も一度だけ主催者として講師をお呼びしたことがあります。
その時の経験をもとに、これから様々なステップに分けて、
失敗しない講演会開催の流れをお伝えいたしますね。。。

其の一:社内での役割を明確にする


会社を背負って講師をお呼びし、
大切なお客様をお招きするのですから失礼なことはできません。
そのためには誰にどこまでの裁量が与えられており、
最終決定権は誰にあるのか(契約書の押印担当含む)など、
それぞれの役割分担と決定プロセスを明確にしておくことが重要です。

例えば私が一人で乗り気になって、
宮崎哲哉さんに講演を依頼したいと問合せを行ったとします。
しかし、別の担当者も勝手に動いていて、田原総一朗さんに出演を打診してしまい、
上司がそれにOKしてしまうとそれまでです。
せっかくスケジュールが押さえてくれていた宮崎さんにはお詫びの連絡をしないといけませんし、
社名を出してお願いしていたものである以上、会社の信用にも関わってきます。

また、講演依頼会社さんを利用するとしても、
私がA社を通して宮崎さんに打診を行い、
それを知らずに別担当者がB社を通じて宮崎さんに打診を行うと、
宮崎さんの事務所には同じ案件で複数の問合せが来ていることになり、
それだけで交渉ルートの整理されていない不安な主催者と思われるでしょう。
講演会社さんの料金設定も様々ですから、
A社とB社が講師に提示する金額に差が出ることも考えられます。
また芸能界では先にスケジュール打診を行った会社と優先的に交渉するようなので、
(事務所との講演会社とのつきあいや信頼関係のため)
いくらB社の方が安かったとしても、
先にA社を通して声かけをしてしまえば、そちらの業者で進めないといけなくなります。

各担当者間で意思疎通と情報共有を図りながら、
会社としてまずは誰が誰にあたり、
その講師が駄目ならば第二希望を誰にするのかを明確にしてください。


講演会を開くには様々な役割があり、様々な準備が必要です。
講師選定はもちろんながら、会場との折衝やイベント告知などタスクは多岐にわたります。
各担当者の皆様は本業の仕事の傍らで講演会を計画・運営することになりますので、
会社の信用に関わるミスが起こらないよう報告・連絡・相談を密に行いましょう。
次回は「開催までのスケジュールの策定方法」についてお伝えいたします!

初めてご不安な方は講師派遣サイトでも講演会のノウハウを教えれくれるページがありますので、
こちらもぜひ参考にされてください
講演会を成功させる6つの法則